7 passos para um controle de fluxo de caixa eficiente

De quais fatores depende o sucesso de uma empresa? Essa pergunta é relativa e pode trazer à tona dúvidas que fazem parte da rotina de alguns gestores: até que ponto a boa relação com as finanças interfere nos resultados de maneira geral? Podemos dizer que manter o controle de fluxo de caixa é um procedimento eficaz para auxiliar no desenvolvimento da empresa?

Quando o caixa está bem equilibrado, é possível negociar descontos com fornecedores, investir em equipamentos, projetos ou campanhas de marketing e contar com relativa “folga” na hora de manter as contas em dia. Entretanto, obter total controle sobre essa questão pode não ser tão simples quanto parece.

Se o que você deseja é otimizar o controle do seu fluxo de caixa, acompanhe abaixo as nossas dicas.

1. Registre e categorize todas as movimentações

Além de conhecer o valor exato das entradas e saídas, é importante contar com informações completas a respeito de onde foram empregados os valores de saídas e de onde se originou cada uma das entradas. Para isso, você precisa manter um registro detalhado de cada movimentação financeira realizada na empresa.

Entretanto, lançar esses dados em planilhas simples, de maneira aleatória, talvez não seja a melhor solução. Para realmente permitir um bom controle, eles devem ser dispostos de maneira organizada. Sendo assim, elaborar uma planilha na qual ativos e passivos estão separados em colunas e as categorias são agrupadas em cores diferentes permite uma visualização mais dinâmica para uma análise prática e eficiente.

2. Avalie o capital de giro e seja realista

Como vem sendo o retorno obtido com a venda dos seus produtos e serviços? Os valores recebidos estão dentro do esperado? O capital de giro é um indicador importantíssimo, capaz de ajudá-lo a mensurar o desempenho de seus lançamentos no mercado e a eficiência de suas campanhas. Qualquer discrepância pode ser um sinalizador de que algo precisa ser mudado.

Essa mudança pode estar relacionada à renegociação com antigos clientes, elaboração de campanhas com outras perspectivas de mercado ou simplesmente a transferência de foco. Os esforços devem ser concentrados em questões que realmente trazem retorno. E para isso é necessário encontrar o ponto de equilíbrio entre persistir no que você acredita e ser realista.

3. Faça projeções

Prever com exatidão o futuro não é possível. Entretanto, uma análise de situações já ocorridas permite realizar projeções sobre as perspectivas para os próximos exercícios. É assim que você evita ser pego de surpresa por imprevistos e tem mais tempo para planejar em que realmente vale a pena investir.

Caso você trabalhe com produtos ou serviços sazonais, por exemplo, será necessário programar-se para manter a empresa em atividade, preservando ao máximo a lucratividade também nos períodos de baixa. Para isso, você não deve, jamais, basear-se em “achismos”. Quando você mantém um bom controle de fluxo de caixa, é possível obter dados concretos e confiáveis.

4. Verifique possíveis cortes de despesas

Saber exatamente em que cada valor é empregado permite identificar e cortar gastos desnecessários. Muitas vezes, produtos são mantidos em estoque por longos períodos, enquanto outros ficam em falta e acarretam transtornos nos prazos de entrega. Há também situações nas quais os custos com retrabalhos e os desperdícios são responsáveis por parte considerável das despesas.

Se o seu fluxo de caixa não anda tão equilibrado quanto deveria, pode ser que algum desses eventos venha ocorrendo na empresa. Entender essa realidade permite analisar quais investimentos são realmente necessários e tomar medidas para eliminar gastos excedentes e reduzir as margens de erro.

5. Realize conciliação bancária diariamente

Manter o controle do fluxo de caixa também exige conhecer os índices de inadimplência a fim de tomar medidas para reduzi-los. Para isso, é importante acompanhar diariamente os pagamentos de recebíveis. Não basta apenas manter as contas e impostos em dia, é necessário cuidar para que seus clientes também se mantenham em dia com você.

Para isso, você pode utilizar programas que permitem uma sincronização diária com os bancos emissores de seus recebíveis para acompanhar os pagamentos em tempo real. A partir daí, fica mais fácil saber a quem cobrar e identificar a conduta financeira de cada um dos seus clientes. Tais dados são de grande utilidade para as próximas vendas.

6. Verifique despesas com juros e taxas de empréstimos

Você tem recorrido frequentemente a empréstimos bancários para manter o equilíbrio em seu fluxo de caixa? Tais recursos podem ser considerados eficazes; entretanto, quando usados em larga escala, podem fazer com que a empresa precise despender um valor muito alto com encargos. Resumindo: acabam não valendo a pena.

Se concluir que esse é o seu caso, por que não recorrer a outras alternativas do mercado? A antecipação de recebíveis, por exemplo, é uma forma eficaz de antecipar recursos que já pertencem à sua empresa, por taxas menores que as incidentes sobre empréstimos. E ainda você tem a vantagem de não comprometer parte da sua renda dos próximos meses com o pagamento de parcelas.

7. Mantenha o firme controle de gastos

Como dito, determinar em que cada valor será empregado deve ser um procedimento rotineiro. Deixar-se levar por promoções de matéria-prima ou “oportunidades” do mercado sem analisar os prós e os contras pode ser extremamente prejudicial ao caixa da sua empresa. Um investimento deve ser firmado apenas após uma avaliação das possibilidades de retorno. Ainda assim, é importante ter cuidado.

Investir em itens desnecessários (ou mesmo misturar finanças pessoais com as da empresa) pode acarretar na falta de recursos para honrar os compromissos da empresa em um futuro próximo. É por isso que o bom gestor deve saber em que cada centavo foi empregado e aprimorar-se sempre em busca de otimizar seus custos e investimentos.

Como se pode ver, o controle de fluxo de caixa é fator importantíssimo para possibilitar o crescimento da sua empresa. A partir dele, é possível decidir em que investir, rever antigas atitudes e realizar mudanças onde elas se fizerem necessárias.

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