As notas fiscais eletrônicas são essenciais e fazem parte do dia a dia das negociações de todas as empresas que precisam prestar contas e pagar seus impostos no prazo acordado, se for o caso. Independente do porte dessas empresas, os setores do mercado em que atuam ou de seus faturamentos mensais ou anuais, todas precisam compreender o que é uma nota fiscal eletrônica e quais são as estratégias para trabalhar com elas. 

Os benefícios da evolução das notas fiscais tradicionais para uma versão eletrônica vão desde as facilidades de geri-las até a redução de custos para a empresa. Além dessas vantagens, existem diversas outros pontos positivos e aplicabilidades desses documentos digitais. 

Saiba tudo a respeito das notas fiscais eletrônicas e descubra o que há de mais moderno disponível para que a sua empresa possa emiti-las, consultá-las e até analisar o perfil das empresas proprietárias dessas notas. Leia os tópicos a seguir e tire suas dúvidas!

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica – ou apenas NF-e –, como falamos no tópico anterior, é um documento digital que permite que as empresas registrem formalmente suas vendas de produtos ou prestações de serviços a seus clientes para que ambos possam comprovar a exigência da transação. 

Ou seja, as empresas e profissionais liberais (pessoa jurídica), ao realizarem qualquer venda ao consumidor final ou à empresa revendedora, são obrigados a emitir uma nota fiscal, já que é um documento que equivale a um recibo que comprova a transação e pelo qual se calcula os impostos incidentes.

A NF-e entrou em vigor e passou a ser utilizada pelas empresas no dia 15 de Setembro de 2006 em todo o território nacional. A princípio, seu maior diferencial foi substituir o grande volume de notas físicas impressas que, na época, se acumulavam e geravam mais trabalho aos departamentos financeiros das empresas e, com o passar do tempo, essas notas digitais acabaram moldando o mercado e desenvolvendo soluções mais práticas para realizar este acompanhamento das prestações de serviços e contas das empresas.

Notas fiscais eletrônicas servem para quê?

Assim como o mundo mudou na era digital, as necessidades das empresas estão diferentes e os métodos de compra e venda são outros. É para isso que as notas fiscais eletrônica servem: desburocratizar com segurança os processos fiscais que, antes, eram feitos manualmente. 

As notas fiscais têm com objetivo oficializar todas as transações de venda – independente do perfil dessa venda – que inclua vendedores, clientes e órgãos públicos. Esse documento eletrônico fez-se necessário com a evolução do mercado a um novo cenário e para que todos os envolvidos em uma negociação estejam acobertados perante a lei e saibam suas obrigações e deveres. Inclusive, essas notas fiscais eletrônicas são essenciais para declarações de impostos periódicos.

Qual é a diferença entre uma NF-e e uma NF tradicional?

A diferença entre as notas fiscais comuns e as notas fiscais eletrônicas é, basicamente, o meio de emissão. Ambas precisam, obrigatoriamente, conter todas informações relativas à transação comercial realizada que incluem, por exemplo, os dados da empresa, descrição detalhada dos produtos ou serviço, data e horário, valor, forma de pagamento, impostos e tributos, informações de identificação do cliente e, em alguns casos, dados da transportadora (em caso de compras pela internet). 

A NF-e, contudo, é emitida 100% pela internet, o que facilita o processo, ajuda reduzir erros no processo e evita a sonegação fiscal. Ao contrário das notas fiscais tradicionais que acumulavam blocos de papel, precisavam ser impressas por meio de gráficas e eram entregues presencialmente ao cliente para registrar uma venda. 

Vantagens das notas fiscais eletrônicas

Além de substituir os processos analógicos que faziam parte do dia a dia dos departamentos financeiros das empresas e acabavam atrasando seu desempenho com as burocracias da gestão manual das notas fiscais impressas, também há a facilidade de conseguir enviar esses documentos com apenas um clique e evitar se deslocar até seu cliente para que ele tenha suas notas em mãos.

Esses benefícios já fazem a diferença, né? Mas vamos listar algumas outras vantagens de utilizar as notas fiscais eletrônicas. Confira:

  • Menos erros para seus processos fiscais já que os processos são automatizados, ao contrário do que acontecia com as notas tradicionais;
  • Uso das notas fiscais eletrônicas para ter uma análise financeira rápida e conseguir serviços de crédito em tempo hábil;
  • Mais tempo para que seu departamento financeiro se dedique a outras atividades;
  • Diminuição dos problemas com impostos sonegados devido à melhoria na fiscalização dos seus clientes;
  • Otimização do espaço para armazenar seu estoque e redução dos custos com papéis;
  • Aumento das vendas online e propagação de novas tecnologias às empresas envolvidas;
  • Possibilita que as empresas tenham toda uma gestão financeira automatizada com ERPs que trabalham com notas eletrônicas;
  • Entre diversas outras vantagens.

Como emitir uma nota fiscal eletrônica?

Para emitir a NF-e, a empresa precisa estar habilitada na Secretaria da Fazenda, na prefeitura e, na maioria dos casos, possuir um certificado digital. Os processos para microempreendedores individuais (MEIs), microempresas (MEs) e companhias de pequeno, médio e grande porte são diferentes. Negócios mais complexos precisam do auxílio de um contador. É obrigatória a emissão da nota fiscal eletrônica para empresas de portes grande, médio e pequeno. Esta foi a forma encontrada pelo governo para erradicar a sonegação fiscal e o Brasil é o único país no mundo a contar com ela até o momento.

Como abrir um arquivo XML de NF-e?

É bastante comum que os empreendedores sejam cobrados para que enviem suas notas fiscais eletrônicas em formato XML. Mas afinal, o que é uma XML? por que suas notas precisam estar neste formato? como abrir esses arquivos? 

O famoso arquivo XML é um formato digital em que as notas fiscais eletrônicas costumam ser salvas e é utilizado em todo o mundo para conservar dados relativos às transações que poderão ser lidos no âmbito digital. Aqui no Brasil essas notas em XML seguem um padrão e são 100% seguras. 

Se você recebeu uma nota em formato XML e quer abri-la, baixe-a no seu computador e converta para o formato PDF. Dessa forma você conseguirá visualizar todas as informações relativas à venda ou compra de um produto. Essas informações serão:

  • Dados do emitente: nome e razão social, CNPJ, endereço, inscrição estadual e código do município da ocorrência do fato gerador do ICMS
  • Dados da NF-e: modelo, série, número, data de emissão, data de saída/entrada e valor total
  • Dados do destinatário: nome e razão social, CNPJ, endereço e inscrição estadual
  • Dados dos produtos e serviços: descrição, quantidade, unidade comercial e valor
  • Dados relativos ao ICMS: base de cálculo, valor dos produtos, valor do frete, valor do seguro, substituição, PIS, IPI e Cofins
  • Dados do transporte: modalidade de frete, dados do transportador (CNPJ e endereço), informações sobre o veículo (placa e RNTC) e do volume transportado (quantidade, peso líquido e bruto)
  • Dados de cobrança: endereço e forma de pagamento
  • Informações adicionais: fonte de impressão DANFE e informações complementares de interesse do contribuinte.

Quais são os tipos de Notas Fiscais Eletrônicas?

As notas fiscais existem para registrar todas as vendas e, como você deve saber, existem diversos tipos de negociações e transações entre as empresas e seus clientes por todo o Brasil. Para que você conheça os diferentes tipos de notas existentes e saiba qual se encaixa no contexto do seu negócio, vamos explicá-los a seguir: 

  • Nota Fiscal Eletrônica de Produto: a sigla relativa às notas fiscais eletrônicas de produto é a NF-e. Essas notas também são conhecidas no mercado como notas de vendas ou notas de mercadorias e são relativas às vendas de produtos físicos, seja nos pontos de venda físico ou via e-commerce. A Magazine Luiza, Tok&Stok e Casas Bahia são alguns exemplos de empresas que trabalham com NF-e, já que vendem exclusivamente produtos e não serviços.
  • Nota Fiscal de Serviço Eletrônica: a sigla relativa às notas fiscais de serviço eletrônicas é a NFS-e. Essas notas, ao contrário das NF-e, são relativas às vendas de algum serviço, seja qual for a sua natureza. Alguns exemplos de negócios que emitem essas notas são as escolas de idiomas, faculdades, hospitais e assessorias  em geral. 
  • Nota Fiscal Eletrônica Avulsa: a sigla relativa às notas fiscais eletrônicas avulsas é NFA-e. São documentos emitidos eventualmente e de forma individual, podendo ser forma eletrônica ou impressa, sempre com a autorização do Sefaz do seu estado. Por exemplo, os microempreendedores não são obrigados a emitirem notas fiscais, portanto essas notas avulsas são necessárias caso seus clientes pessoas jurídicas exijam essa documentação. 
  • Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor: a sigla relativa às notas fiscais eletrônicas do consumidor é a NFC-e. O objetivo desta nota é substituir os famosos cupons fiscais que fazem parte do dia a dia das empresas de varejo, por exemplo. Esse documento tem um modelo mais recente e vem sendo implementado nos estados do nosso país.  

Sistemas de Análise de Notas Fiscais Eletrônicas

 A WEEL é uma fintech de crédito para empresas que utiliza inteligência artificial para analisar de forma digital e eficaz os perfis das empresas que se cadastram em sua plataforma em busca de linhas para antecipar seus recebíveis, financiar sua cadeia de fornecedores ou obter crédito para capital de giro. Agora, além de soluções financeiras inteligentes, a WEEL lançou no mercado o WEEL Analytics, um novo sistema de análise de notas fiscais eletrônicas.

Os sistemas de análise de notas fiscais eletrônicas permitem que as empresas utilizem as notas fiscais eletrônicas para acessarem um relatório completo a respeito das empresas envolvidas na transação e, assim, aprimorem suas pesquisas de mercado e aumentem sua inteligência comercial. No WEEL Analytics, por exemplo, basta fazer upload da NF-e desejada e, instantâneamente, ter acesso a informações a respeito da empresa, seu score, suas transações, sua geolocalização e outros dados. 

Como analisar sua NF-e pelo WEEL Analytics?

  • Acesse o sistema da WEEL Analytics pelo seu computador e selecione suas notas;

  • Cadastre-se no sistema utilizando o CNPJ de 8 ou 14 dígitos da sua empresa;

  • Carregue as notas fiscais eletrônicas que deseja analisar em formato .XML;

  • Saiba detalhes sobre a empresa, seu score, suas transações, sua geolocalização e outros dados.

Quais os benefícios de analisar sua NF-e WEEL Analytics?

  • Aumento da inteligência comercial da sua empresa e melhoria das negociações;

  • Uso de geolocalização para saber a distância entre você e o proprietário da NF-e;

  • Big data a favor da sua empresa para uma análise de notas instantânea e digital;

  • Avaliar o risco de uma venda e decidir se é uma boa ideia fechar aquele negócio.

Esse sistema de análise de notas fiscais eletrônicas da WEEL é ideal para instituições financeiras que precisam avaliam seus clientes para aprovar ou recusar seus acessos a operações de crédito ou empresas que precisam analisar seus fornecedores. Se você está em busca de uma solução tecnológica e prática para consultar suas notas, clique no banner e acesse agora mesmo o WEEL Analytics: 

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Se quiser conversar sobre como as notas fiscais eletrônicas podem ajudar sua empresa a obter recursos  para impulsionar seu caixa, converse com os especialistas financeiros da WEEL e conheça nossas soluções inteligentes de crédito. Envie uma mensagem para o chat do nosso site, um e-mail para suporte@weel.com, ligue para +55 11 3198-5196 ou pelo WhatsApp clicando no banner abaixo: