Dia de pagamento salarial sem estresse: planejando, sempre dá!

Se o dia de pagamento em sua empresa é sempre estressante, algo está errado e é preciso agir. As razões que levam a isso estão ligadas a descompassos no fluxo de caixa, na maior parte das vezes motivados por despesas imprevistas, a inadimplência de clientes e até mesmo as necessidades de ajustes no negócio que, adiados, impactam sua produtividade e rentabilidade.

Claro que pagamento de funcionários é um tema sério. Não apenas pela relevância financeira que representa – afinal, a folha salarial representa muitas vezes o maior volume de recursos movimentado dentro das pequenas e médias empresas. Do ponto de vista do funcionário, o pagamento correto (ou incorreto) influencia diretamente o ambiente interno e a motivação do trabalhador.

As empresas que pagam salários mensalmente – ou seja, aquelas que não optam por pagar a cada 15 dias, uma possibilidade prevista por lei no Brasil – devem efetuar os seus acertos até o quinto dia útil de cada mês. Isso está definido no artigo 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT).

Com este post, a WEEL busca passar dicas de como criar um método de organização com a adoção de diversas ferramentas cuja função é transformar esse dia em um momento simplesmente agitado, mas não tenso, do negócio.

Adote um sistema informatizado de folha de pagamento

Além de apresentar o salário-base do funcionário, o holerite também deve incluir descontos – como impostos, faltas, atrasos e contribuições sindicais – e outros proventos, como horas extras e adicionais noturno, de insalubridade e de periculosidade.

Como são muitos os pormenores a serem considerados, uma maneira de evitar erros e aumentar a produtividade na geração da documentação necessária é substituir as folhas manuais por um software de folha de pagamento. Há no mercado opções com mais ou menos funcionalidades – cada uma adequada a um tamanho ou tipo de empresa. Três bons exemplos são o MasterCont, o RHpag e o WinDP.

Automatize os pagamentos

É possível programar o pagamento de salários por até um ano por meio de sistemas criados para este fim por bancos comerciais, como o Pag-For Bradesco e o SISPAG Itaú. Entre os benefícios, estão a redução dos custos operacionais internos e o aumento da produtividade, da praticidade e da segurança.

Importante frisar que a realização de transferência bancária é mais segura do que o pagamento em dinheiro ou cheque, uma prática ainda muito comum nas pequenas e médias empresas do Brasil. Ela garante mais eficiência e mais segurança ao empresário, uma vez que é pouco provável a ocorrência de roubos, furtos ou perdas no processo. Também é muito mais prática, pois não é preciso sacar dinheiro nem preencher cheques. Essa decisão, por parte dos empresários, deve ser tomada considerando o número de funcionários da empresa e a distância geográfica, no caso de negócio com filiais ou atividades em diferentes áreas do país.

Considere a opção de pagar quinzenalmente

Para alguns negócios, pode ser interessante oferecer aos funcionários adiantamentos salariais (também chamados de vales). Em geral, as empresas pagam 40% do montante nos dias 15 ou 20 do mês anterior – e o saldo no quinto dia útil do mês.

Muitos funcionários preferem receber vales. Já para a empresa, essa é uma forma de evitar a retirada de um alto montante do caixa de uma única vez. Além disso, muitos gestores acreditam que essa alternativa facilita o acompanhamento do nível do capital de giro do negócio dentro do mês.

Se faltar caixa, antecipe recebíveis

É possível adiantar o recebimento do valor de duplicatas com data futura para realizar o pagamento de salários. Assim, a empresa consegue um “respiro” usando o seu próprio capital. Essa é atualmente a modalidade de crédito menos custosa e mais prática do mercado.

Se for o caso, adote um plano de remuneração variável

A remuneração variável nada mais é do que o pagamento que oscila de acordo com o desempenho do próprio funcionário, da equipe da qual ele faz parte ou do negócio como um todo (os três casos são possíveis). Ela complementa a remuneração fixa e é entregue em forma de incentivos e prêmios. Muitas empresas podem se beneficiar desse tipo de plano já que, nele, os salários variam de acordo com os resultados.

Faça backup dos documentos

Por fim, é de extrema importância manter um arquivo (de preferência digital) com as folhas de pagamento antigas, além de arquivar documentos como avisos de férias e recibos de cesta básica, vale-transporte e vale-refeição.